PROSEDUR AUDIT INTERNAL

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Nama Dokumen : XXX-023-2004
Nomor : OT0102/XXX00/006/2004

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
XXXXXXXXXXXXXXXXX

Kawasan Puspiptek Serpong 15314
Telp. (021) xxxxx ext. xxxx. (021) xxxxxxxx
Fax. : (021)xxxxxxx

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI 1
1 TUJUAN 2
2 LINGKUP 2
3 ACUAN 2
4 DEFINISI 2
4.1 Audit 2
4.2 Audit internal 2
4.3 Tindak lanjut 2
5 TANGGUNG JAWAB 2
5.1 Kepala xxxx 2
5.2 Kepala Bidang xxxx 3
5.3 Kepala Sub Bidang xxxx 3
5.4 Auditor Kepala 3
5.5 Tim Auditor 3
6 URAIAN 3
6.1 PERSIAPAN 3
6.2 PELAKSANAAN 4
7 LAMPIRAN 5
8 REKAMAN 5
LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL xxxx 6
LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL 7
LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL 8
LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL 9
LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL 11
LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA 11
BUKTI PENGESAHAN 12
DAFTAR KONTRIBUSI…………………………………………………………………12
DAFTAR DISTRIBUSI…………………………………………………………………..13

1 TUJUAN
Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.
2 LINGKUP
Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.
3 ACUAN
Pedoman Mutu xxxxx
4 DEFINISI
4.1 Audit
Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.
4.2 Audit internal
Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.
4.3 Tindak lanjut
Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.
5 TANGGUNG JAWAB
5.1 Kepala XXXXX
a. Pengesahan program audit internal
b. Penerbitan Surat Perintah Kerja
5.2 Kepala Bidang Xxxxxx
a. Koordinasi kegiatan audit internal
b. Pendistribusian audit status log
5.3 Kepala Sub Bidang Audit
a. Penyusunan draft program audit internal
b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal
c. Pembuatan “audit status log”
5.4 Auditor Kepala
a. Penyusun jadwal audit
b. Memimpin pelaksanaan audit
c. Menandatangani laporan audit
5.5 Tim Auditor
a. Membuat Daftar periksa audit (Check list)
b. Melaksanakan audit internal
c. Membuat laporan audit internal
6 URAIAN
6.1 PERSIAPAN
6.1.1. Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut.
6.1.2. Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor.
6.1.3. Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx.
6.1.4. Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

6.2 PELAKSANAAN
6.2.1 Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan.
6.2.2 Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX untuk ditandatangani.
6.2.3 Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai.
6.2.4 Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan audit.
6.2.5 Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan.
6.2.6 Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas hasil temuan.
6.2.7 Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit.
6.2.8 Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak.
6.2.9 Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.10 Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang disepakati.
6.2.11 Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.12 Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk “audit status log ”.
6.2.13 Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.

7 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Program Audit Internal XXXXX
Lampiran 2 : Daftar Pertanyaan Audit Internal
Lampiran 3 : Laporan Temuan Audit Internal
Lampiran 4 : Program Tindak Lanjut Audit Intenal
Lampiran 5 : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal
Lampiran 6 : Surat Perintah Kerja

8 REKAMAN

No. Nama rekaman Uraian Lokasi penyimpanan Masa penyimpanan
1. Program audit internal Jadwal, ruang lingkup Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan 5 tahun
2. Daftar periksa (Check List Audit) Rencana daftar pertanyaan Auditor kepada Auditee Sub bidang Audit dan para Auditor 5 tahun
3. Laporan Temuan Audit internal Laporan hasil temuan Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor 5 tahun
4. Laporan program tindak lanjut Audit Internal Rencana tindakan/kegiatan dalam rangka tindakan perbaikan Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor 5 tahun
5. Laporan pelaksanaan tindak lanjut audit internal Pelaksanaan dan hasil tindakan perbaikan Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor 5 tahun
6. Audit status log. Rekaman menyeluruh kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU 5 tahun
7. Surat Perintah Kerja Rekaman penunjukan Tim auditor dan lingkup audit Sub bidang Audit dan Tim auditor 5 tahun

LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX

PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX
TAHUN ….

No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN

Serpong,
Kepala XXXXX

( …………………………)

LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

BAGIAN/KEGIATAN :
TGL. PELAKSANAAN :
AUDITOR :

No. PERTANYAAN ADA/TIDAK KETERANGAN

Serpong,
A U D I T O R

( ………………………)

LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL

LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL
NO. :

TANGGAL :
AUDITOR :

BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT
TEMUAN : KLASIFIKASI
MINOR : %
MAYOR : %

USULAN TINDAK LANJUT :

PENGESAHAN :

AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.

( …………) ( ………………….. ) ( ………………….)

LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

TANGGAL :
AUDITOR : BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
TINDAK LANJUT :

SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL :

AUDITEE AUDITOR KEPALA

( …………………………) ( ……………………… )

LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

TANGGAL :
AUDITOR :

BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :

SELESAI TANGGAL :

AUDITEE Kepala Bidang Xxxxxx

( …………………………) ( ……………………… )

LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA

SURAT PERINTAH KERJA
No. : ……….

Berdasarkan Program Audit Internal tahun………………….dengan nomor Dokumen…………………….bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada :
1. ……………….. Sebagai Auditor Kepala
2. ……………….. Sebagai Auditor
3. ……………….. Sebagai Auditor

untuk melakukan audit mutu internal
Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya.

Serpong, ……………………

Kepala XXXXX,

( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx )

BUKTI PENGESAHAN

Status : Revisi 0
Tanda Tangan :

Tanggal :
Nama :
URAIAN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN

DAFTAR KONTRIBUSI

Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :

01. 13.
02. 14.
03. 15.
04. 16.
05. 17.
06. 18.
07. 19.
08. 20.
09. 21.
10. 22.
11. 23.
12. 24.

DAFTAR DISTRIBUSI

No. Salinan Dokumen Distribusi
Nama Jabatan
01 Kepala XXXXX
02 Wakil Manajemen
03 Kepala Sub Bagian Tata Usaha
04 Kepala Bidang xxxxxxxxxx
05 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
06 Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx
07 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
08 Kepala Bidang xxxxxx
09 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
10 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
11 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: